Gli Studi Legali si stanno decisamente digitalizzando, anche se vi è ancora una certa diffidenza verso l’utilizzo del Cloud.

Questo è in sintesi quanto emerge da un’indagine di Doxa, effettuata per conto di Giuffrè Editore. L’indagine ha coinvolto 400 Studi Legali in tutta Italia.

Il campione è composto in gran parte da studi individuali (per l’80% del campione), specializzati principalmente nell’area della responsabilità civile e le assicurazioni (62% degli studi intervistati), la famiglia e la successione (59%), le obbligazioni e i contratti (52%), la proprietà, la locazione e il condominio (48%).

Gli Studi Legali sono sempre più digitali

La digital transformation coinvolge anche la categoria degli Avvocati. I liberi professionisti ricercano strumenti tecnologici in grado di semplificare i processi e favorire nuove opportunità di crescita.

Gli Avvocati utilizzano sempre più spesso le banche dati. L’83% degli Studi Legali utilizzano le banche dati per la consultazione di leggi e sentenze e la quasi totalità degli intervistati (90%) si dichiara molto o abbastanza soddisfatto.

Anche i software redattori, che permettono la creazione della busta telematica e il deposito in cancelleria degli atti giudiziari, sono utilizzati in modo sempre più costante. Nel 2016 sono stati utilizzati dal 94% degli avvocati, con un incremento della diffusione di oltre il 7% dal 2014. Perciò quasi la totalità degli Avvocati ha un software per il deposito telematico. Il 43% degli Studi Legali utilizza software gratuiti, il 57% software a pagamento.

Gli Studi Legali non si fidano del cloud

L’indagine di mercato effettuata da Doxa ha evidenziato una diffidenza da parte degli Studi Legali nell’utilizzo di piattaforme Cloud per l’archiviazione e la gestione di dati e contenuti dello studio legale.

Il 41% degli intervistati manifesta il timore di non poter garantire la riservatezza dei dati e il 35% di incorrere in rischi legati al cybercrime.
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Sarà certamente uno stimolo per gli Studi Legali a digitalizzarsi ulteriormente.
La gestione documentale consente l’archiviazione, conservazione e gestione a norma di legge di tutti i tipi di documenti aziendali, senza nessun limite di quantità. Le principali caratteristiche della gestione documentale sono:

  • valore legale: i documenti archiviati elettronicamente hanno infatti lo stesso valore dell’originale cartaceo
  • facilità e velocità di interrogazione: la ricerca dei documenti archiviati può essere effettuata con varie chiavi di ricerca, ad esempio nome, data, partita iva….
  • notevoli risparmi sia in termini economici (ad esempio per la carta, toner, stampanti, etc) sia in termini di spazi di stoccaggio (per gli archivi passati, presenti e futuri)
  • flessibilità: il servizio si compone di decine di moduli pronti all’uso e personalizzabili a seconda delle vostre esigenze ed è integrabile con qualsiasi sistema informativo aziendale
  • rapidità: lo startup avviene in un massimo di 4 giorni
  • piccoli canoni mensili, che comprendono aggiornamenti, manutenzione, supporto tecnico, salvataggio dei dati in tempo reale e disaster recovery. Nessuna necessità di acquistare nè licenze nè server

Questa procedura permette l’eliminazione della carta per tutte le tipologie di documenti previste dalla legge italiana, equiparando il documento informatico alla copia cartacea che può essere distrutta o non prodotta.
Da anni ormai, sempre più aziende hanno adottato il processo di conservazione sostitutiva eliminando gli archivi cartacei e ottenendo numerosi vantaggi. I vantaggi della conservazione documenti sono particolarmente consistenti per tutti quei documenti che ai fini legali devono essere conservati per anni.

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